O passo a passo para produzir um evento memorável

0
274

O mundo dos eventos está constantemente evoluindo, impulsionado por inovações, novas metodologias e tecnologias emergentes. Promover eventos é uma maneira de se manter atualizado, conectar-se com profissionais experientes e descobrir as tendências que moldarão o futuro dos negócios.

Para se destacar nesse mercado, Rodrigo Vitor, CEO da Fito, agência de eventos, end to end, com atuação em todos os segmentos, elencou os passos importantes na produção de um evento para torná-lo interessante e memorável para os visitantes.

Primeira etapa – cultura do cliente, cronograma e equipe de trabalho

É fundamental mergulhar na cultura do cliente, entendendo os reais objetivos do projeto. Conforme o CEO, é essencial que a etapa de planejamento seja criada em conjunto com a empresa, buscando unir conhecimentos/know-how do organizador e conhecimento aprofundado do contratante sobre o produto e público-alvo. “Briefings e planos de ação devem ser cuidadosamente construídos”, afirma.

“Desenhe um cronograma operacional detalhado, com a escolha dos melhores fornecedores. Destaque uma equipe de trabalho, que envolva time de  produção, de atendimento e operação para acompanhar padrões, prazos pré-estabelecidos”.

Conheça as particularidades do evento

De acordo com Rodrigo, cada projeto têm suas particularidades. “Seguimos sempre uma metodologia Fito, a qual nos garante etapas essenciais para a construção e execução de qualquer projeto com excelência”. Ele destaca que nos eventos da área da educação, por exemplo, há uma necessidade ainda maior de alinhar discursos de promotores e equipes no geral que ficam na linha de frente com o público. “Há uma preocupação comumente vista quando se trata de posicionamento para com o público. Falas e discursos, apresentação e comunicação visual sempre bem alinhadas com os propósitos da marca.

Reforce a marca na área

Busque o entendimento mais aprofundado possível sobre a marca, sobre seu posicionamento perante ao mercado e seu público. O CEO diz que é preciso realizar alinhamentos de expectativas constantes com o cliente, entendendo pontos fortes e possíveis desafios a serem superados. “Esses cuidados aumentam o nível de previsibilidade e trazem soluções personalizadas, resultando em ações mais assertivas”.

Não podendo realizar um evento, realize ações

O executivo lembra um case de sucesso com o Colégio Poliedro que gerou experiências extraordinárias nos convidados. Neste caso, não foi realizado um evento e sim ações específicas.  “O nosso desafio com a marca foi planejar ações na porta de universidades que receberam os estudantes para realizarem os principais vestibulares do Brasil, como ITA, Einstein, PUC, Unicamp 1º fase, Unicamp 2º fase, Fuvest 1º fase, Fuvest 2º fase, dentre outros”

O CEO entende que neste caso um evento isolado não traria todos os resultados obtidos com ações pontuais e localizadas. “Para isso, contamos com um time 100% focado em Customer Experience, o #SquadFito é uma equipe especializada com know-how deste aspecto”.

Esse tipo de ação exigiu uma série de outros pontos que a empresa precisou contemplar como: Autorização de universidades e prefeituras; planejamento do funcionamento das ativações; operação total dos brindes; e alinhamento de speech dos promotores.

“Como mencionei no item 2, aqui foi preciso entender as particularidades da ação. Percebendo isso, pudemos oferecer um formato que atendeu todas as expectativas do Colégio Poliedro na Fito, entendemos que cada detalhe conta e que uma experiência bem pensada faz toda a diferença, deixando memórias marcantes e criando conexões”, ressalta o CEO.

Rodrigo diz que eles contam com um processo construído da seguinte forma: Coleta de briefieng; onboarding de planejamento; pesquisa sobre o cliente; orçamentos e planilhas; construção da proposta; produção e operação do evento/ ação (neste caso ações) e  fechamento pós-evento.

“Para maior assertividade no tamanho das ativações e quantidade de brindes, realizamos estudos sobre número de vestibulandos por cidade. Totalizando mais de 11 mil brindes entregues”, destaca.

A Fito é uma agência de eventos, end to end, com atuação em todos os segmentos – eventos corporativos, ativações, convenções, confraternizações, lançamentos, festivais, stands e feiras – presenciais, digitais e híbridos. Foi criada em 2017, em Ribeirão Preto, SP. Trabalha com a criação de ações inesquecíveis de brand experience, e acredita na construção de memórias como forma de fortalecer a relação das marcas com seus stakeholders.

Foto: Freepik